NVC là gì? Cách kiểm tra tình trạng hồ sơ tại NVC

NVC đóng vai trò trung gian giữa Sở Di Trú (USCIS) và Đại sứ quán/Lãnh sự quán Hoa Kỳ tại Việt Nam. Cơ quan này đảm nhiệm nhiều khâu quan trọng trong quá trình chuẩn bị hồ sơ di trú Mỹ. Bài viết của First Consulting Group chia sẻ tổng quan về NVC là gì, hướng dẫn kiểm tra tình trạng hồ sơ tại NVC và các bước cần thực hiện để hoàn tất hồ sơ. Qua đó, quý vị có thể hạn chế sai sót và giảm bớt lo lắng trong thời gian chờ lịch phỏng vấn.

NVC là gì? Giải thích từ Luật Sư Di Trú Mỹ First Consulting Group

National Visa Center (NVC), hay Trung tâm Thị thực Quốc gia, là đơn vị trực thuộc Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ. Trụ sở chính của cơ quan này đặt tại Portsmouth, New Hampshire, nơi xử lý số lượng lớn hồ sơ di trú mỗi năm. Cơ quan này đóng vai trò trung gian trong quy trình định cư. Sau khi đơn bảo lãnh được Sở Di Trú chấp thuận, National Visa Center tiếp nhận và xử lý sơ bộ hồ sơ trước khi chuyển đến Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Hoa Kỳ ở nước ngoài để phỏng vấn.

Vai trò chính của National Visa Center trong quá trình xử lý hồ sơ di trú

Khi đơn I-130 hoặc I-140 được USCIS phê duyệt, hồ sơ sẽ được chuyển sang cơ quan này để thực hiện các nhiệm vụ sau:

Thu phí xử lý hồ sơ và phí Affidavit of Support

• Phí xử lý hồ sơ (Processing Fee)
• Phí Affidavit of Support (với các hồ sơ bảo lãnh gia đình)

Kiểm tra và chuẩn hóa giấy tờ

• Xác minh tính đầy đủ của hồ sơ
• Đảm bảo các giấy tờ đáp ứng tiêu chuẩn của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ

Sắp xếp lịch phỏng vấn

• Khi hồ sơ đạt đến trạng thái “Documentarily Qualified” (DQ)
• Phối hợp với Đại sứ quán/Lãnh sự quán Mỹ để xếp lịch phỏng vấn

Trung Tâm Thị Thực Quốc Gia giúp giảm tải cho các Lãnh sự quán bằng cách hoàn thiện hồ sơ trước vòng phỏng vấn. Tuy nhiên, cơ quan này không có thẩm quyền quyết định việc cấp hay từ chối visa, mà trách nhiệm đó thuộc về Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Hoa Kỳ.

National Visa Center khác biệt với USCIS như thế nào?

Nhiều đương sự làm hồ sơ di trú thường nhầm lẫn giữa NVC và USCIS. Một số điểm khác biệt cơ bản gồm:

Kiểm tra tình trạng hồ sơ di trú tại NVC

Hồ sơ nào được xử lý tại Trung tâm Thị thực Quốc gia?

Không phải tất cả hồ sơ di trú đều được xử lý tại đây.

Các diện hồ sơ được tiếp nhận và xử lý tại cơ quan này gồm:

• Bảo lãnh gia đình: diện IR (vợ/chồng, cha mẹ, con cái công dân Mỹ) và các diện F (F1, F2A, F2B, F3, F4).
• Định cư theo việc làm: các diện EB-1 đến EB-5.

Các hồ sơ không thuộc phạm vi xử lý:

• Điều chỉnh tình trạng cư trú trong lãnh thổ Mỹ.
• Visa không định cư như K-1, H-1B, L-1, B-1/B-2.
• Trường hợp tị nạn và tị nạn chính trị.

Trạng thái hồ sơ tại NVC và việc cần thực hiện tương ứng

Sau khi rời USCIS và được chuyển sang NVC, hồ sơ sẽ lần lượt trải qua các trạng thái dưới đây. Mỗi bước tương ứng với một giai đoạn riêng và yêu cầu hành động phù hợp từ phía đương đơn.

At NVC

Trạng thái này cho biết hồ sơ đã rời USCIS và được chuyển sang Trung tâm Thị thực Quốc gia, nhưng chưa được kích hoạt trên hệ thống CEAC. Trong thời gian này, đương đơn chưa thể thao tác hay tra cứu, mà cần chờ thông báo cấp Case Number để tiếp tục quy trình.

In Process

Hồ sơ của quý vị đã được mở và cấp Case Number. Đương đơn cần nộp lệ phí, điền đơn DS-261/DS-260 và tải các giấy tờ tài chính, dân sự lên hệ thống CEAC.

Pending Additional Information

Hồ sơ đã được nộp nhưng còn thiếu hoặc có sai sót. NVC sẽ gửi yêu cầu bổ sung cụ thể trên CEAC. Quý vị cần chỉnh sửa hoặc nộp thêm giấy tờ theo đúng hướng dẫn để hồ sơ được tiếp tục xét duyệt.

Documentarily Qualified (DQ)

Khi hồ sơ được xác nhận đủ điều kiện, toàn bộ giấy tờ đã được kiểm tra và đáp ứng yêu cầu. Từ thời điểm này, đương đơn không cần nộp thêm hồ sơ và chỉ theo dõi lịch phỏng vấn căn cứ vào Visa Bulletin và kế hoạch của Lãnh sự quán.

Ready / In Transit

Hồ sơ đã được chuyển sang Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Hoa Kỳ. Quý vị cần chuẩn bị cho buổi phỏng vấn, bao gồm giấy tờ gốc, khám sức khỏe và chích ngừa theo hướng dẫn.

Administrative Processing

Hồ sơ đang được kiểm tra bổ sung. Trong giai đoạn này, quý vị chỉ cần chờ thông báo tiếp theo và nộp thêm giấy tờ nếu Lãnh sự quán yêu cầu.

Cách kiểm tra tình trạng hồ sơ trên hệ thống CEAC

Sau khi nhận được Case Number, quý vị có thể theo dõi tình trạng hồ sơ trên hệ thống Consular Electronic Application Center (CEAC). Các bước thực hiện gồm:

1. Truy cập hệ thống CEAC
2. Chọn loại hồ sơ Immigrant Visa (IV) – https://ceac.state.gov/iv/login.aspx
3. Nhập phần số của Case Number (không bao gồm 3 chữ cái đầu)
4. Nhập mã xác nhận và kiểm tra trạng thái

Quý vị nên kiểm tra định kỳ để kịp thời nắm bắt các yêu cầu bổ sung.

Trong trường hợp CEAC hiển thị lỗi như “Invalid Case Number” hoặc “System Unavailable”, quý vị có thể:

• Kiểm tra lại định dạng số hồ sơ, bảo đảm không nhập 3 chữ cái đầu
• Thử lại sau 24 giờ do hệ thống bảo trì định kỳ
• Sử dụng trình duyệt khác hoặc xóa cache và cookies

Các bước hoàn tất hồ sơ

Sau khi USCIS chấp thuận hồ sơ và NVC cấp Case Number cùng Invoice ID Number, hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái In Process. Từ thời điểm này, đương đơn bắt đầu các bước hoàn tất hồ sơ.

Bước 1. Nộp lệ phí

Khi hồ sơ ở trạng thái In Process, quý vị cần đăng nhập hệ thống CEAC để thanh toán các khoản phí bắt buộc, bao gồm phí bảo trợ tài chính (AOS) 120 USD và phí visa định cư (IV) 325 USD/người. Việc thanh toán được thực hiện bằng tài khoản ngân hàng tại Mỹ và thường được CEAC xác nhận sau khoảng 3–4 ngày làm việc. NVC ghi nhận và xác nhận tình trạng thanh toán trên hệ thống.

Bước 2. Nộp đơn

Trong bước này, quý vị tiếp tục hoàn tất các mẫu đơn trực tuyến trên CEAC. Trường hợp có luật sư hoặc người đại diện, quý vị điền DS-261; nếu tự làm hồ sơ, có thể bỏ qua mẫu đơn này. Đồng thời, tất cả đương đơn xin visa định cư đều bắt buộc phải điền DS-260 – Immigrant Visa Application. Hồ sơ đơn điện tử của đương đơn được tiếp nhận và lưu trữ.

Bước 3. Nộp giấy tờ bảo trợ tài chính

Quý vị cần tải lên hệ thống CEAC các giấy tờ bảo trợ tài chính như Form I-864 hoặc I-864A (trường hợp có đồng bảo trợ), hồ sơ thuế liên bang, W-2, Form 1099 và các giấy tờ chứng minh mối quan hệ bảo lãnh (nếu áp dụng).

Các tài liệu cần được scan dưới dạng PDF, đúng dung lượng theo yêu cầu kỹ thuật của CEAC, để phục vụ việc kiểm tra và đối chiếu thông tin thu nhập cũng như nghĩa vụ bảo trợ tài chính.

Bước 4. Nộp hồ sơ dân sự

Tiếp theo, quý vị tải lên hệ thống CEAC các giấy tờ dân sự của người bảo lãnh và người được bảo lãnh, bao gồm giấy khai sinh, giấy kết hôn hoặc ly hôn (nếu có), lý lịch tư pháp, hộ chiếu và ảnh theo tiêu chuẩn visa.

Đối với các giấy tờ không phải tiếng Anh, đương đơn cần thực hiện dịch thuật theo đúng quy định trước khi nộp. Các tài liệu này được sử dụng để kiểm tra thông tin nhân thân và bảo đảm hồ sơ đầy đủ, thống nhất trước khi chuyển sang các bước tiếp theo.

Bước 5. NVC xét duyệt hồ sơ

Sau khi quý vị hoàn tất việc nộp phí, đơn và các giấy tờ cần thiết, hồ sơ sẽ được đưa vào giai đoạn xét duyệt.

Nếu hồ sơ còn thiếu hoặc cần làm rõ thông tin, hệ thống sẽ hiển thị trạng thái Pending Additional Information kèm yêu cầu bổ sung cụ thể. Nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ, CEAC sẽ cập nhật trạng thái thành Documentarily Qualified (DQ).

Ở bước xét duyệt này, quý vị chỉ cần theo dõi thông báo và thực hiện bổ sung giấy tờ khi có yêu cầu, không cần nộp thêm hồ sơ nếu chưa được thông báo.

Bước 6. Sắp xếp lịch phỏng vấn

Sau khi hồ sơ được xác nhận đủ điều kiện và ngày ưu tiên đến lượt theo Lịch chiếu khán (nếu áp dụng), hồ sơ sẽ được chuyển sang giai đoạn xếp lịch phỏng vấn tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Hoa Kỳ. Trạng thái hồ sơ khi đó được cập nhật thành Ready / In Transit.

Từ thời điểm này, quý vị bắt đầu chuẩn bị cho buổi phỏng vấn theo các hướng dẫn được gửi kèm trong thư hẹn, bao gồm giấy tờ gốc, khám sức khỏe và các yêu cầu liên quan khác.

Lưu ý: Nếu chưa kịp chuẩn bị một số giấy tờ như thuế mới nhất hoặc lý lịch tư pháp, quý vị nên giải trình rõ ràng và mang theo bổ sung khi đi phỏng vấn.

Sau khi hồ sơ xử lý xong tại Trung tâm Thị thực Quốc gia thì bao lâu có lịch phỏng vấn?

Thời gian chờ lịch phỏng vấn phụ thuộc vào hạn ngạch visa theo Visa Bulletin, quốc gia và Lãnh sự quán phỏng vấn, cũng như tình hình xử lý hồ sơ tại từng thời điểm.

Thông thường, diện IR (không bị giới hạn số lượng) có thể được xếp lịch trong khoảng 1–3 tháng, trong khi các diện F và EB có thể phải chờ vài tháng đến vài năm, tùy theo Lịch chiếu khán hàng tháng.

Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị chậm – Chia sẻ từ đội ngũ luật sư FCG

• Bảo trợ tài chính chưa đạt yêu cầu: thiếu giấy tờ, thu nhập không đủ hoặc chưa có đồng bảo trợ khi cần.
• Khai báo thông tin chưa chính xác: sai tên, ngày sinh, địa chỉ hoặc thiếu thông tin thành viên gia đình.
• Giấy tờ chưa hợp lệ: lý lịch tư pháp hết hạn, giấy tờ dân sự sai định dạng hoặc thiếu bản dịch.
• Vấn đề với giấy tờ gốc: nộp bản sao thay vì bản gốc, hoặc chứng thực không đúng quy định.

Hỏi đáp những câu hỏi thường gặp về NVC từ đội ngũ First Consulting Group

Có thể yêu cầu đẩy nhanh hồ sơ không?

Hiện không có cơ chế chung để đẩy nhanh hồ sơ theo yêu cầu thông thường. Quý vị có thể rút ngắn thời gian xử lý bằng cách nộp đầy đủ giấy tờ ngay từ đầu, phản hồi kịp thời khi có yêu cầu bổ sung và thường xuyên kiểm tra email. Một số trường hợp nhân đạo hoặc y tế khẩn cấp có thể được xem xét riêng, nhưng không áp dụng phổ biến.

Hồ sơ đã đạt Documentarily Qualified (DQ) nhưng vì sao chưa có lịch phỏng vấn?

Nguyên nhân thường gặp bao gồm ngày ưu tiên chưa đến lượt theo Visa Bulletin, lượng hồ sơ tồn đọng tại Lãnh sự quán hoặc hạn ngạch visa hàng tháng chưa mở. Nếu ngày ưu tiên đã đến theo Visa Bulletin nhưng vẫn chưa được xếp lịch phỏng vấn trong thời gian hợp lý, quý vị có thể cân nhắc liên hệ hoặc nhờ luật sư di trú hỗ trợ theo dõi.

Nộp thiếu hoặc sai giấy tờ có bị từ chối hồ sơ không?

Thông thường, hồ sơ sẽ không bị từ chối ngay mà đương đơn sẽ được yêu cầu bổ sung. Tuy nhiên, việc chậm phản hồi có thể khiến thời gian xử lý bị kéo dài.

Hồ sơ không cập nhật trong nhiều tháng có bất thường không?

Trường hợp này thường do đang chờ Visa Bulletin, hồ sơ được kiểm tra bổ sung hoặc Lãnh sự quán tồn đọng nhiều hồ sơ. Nếu tình trạng kéo dài trên 6 tháng, quý vị nên chủ động liên hệ hoặc tham khảo ý kiến luật sư di trú.

Việc nắm được các trạng thái hồ sơ và cách kiểm tra trên CEAC giúp quý vị chủ động hơn trong thời gian chờ lịch phỏng vấn visa định cư Mỹ. First Consulting Group – Tổ Hợp Luật Sư Di Trú Mỹ đồng hành cùng quý vị từ nộp đơn, xử lý hồ sơ tại NVC đến chuẩn bị phỏng vấn tại Lãnh sự quán.

ĐỂ ĐƯỢC THAM KHẢO MIỄN PHÍ XIN VUI LÒNG GỌI:

– Văn phòng Garden Grove: (877) 348-7869

– Văn phòng San Jose: (408) 998-5555

– Văn phòng Houston: (832) 353-3535

– Văn phòng Việt Nam: (028) 3516-2118